Politique de Protection et de Confidentialité des Renseignements Personnels
1. Objectif
La présente politique a pour objectif de définir les procédures et les normes visant à assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels collectés, utilisés et stockés par Papillon & Associés Inc.
2. Responsabilités
Tous les employés du cabinet, quel que soit leur niveau hiérarchique, sont responsables de la protection des renseignements personnels.
3. Collecte des Renseignements Personnels
- Le cabinet s’engage à ne collecter que les renseignements personnels nécessaires à ses activités professionnelles.
- Les clients seront informés de la raison de la collecte et du traitement de leurs données personnelles.
4. Utilisation des Renseignements Personnels
- Les renseignements personnels ne seront utilisés que dans le cadre des services fournis par le cabinet comptable.
- Aucune information personnelle ne sera utilisée à des fins non autorisées.
5. Conservation des Renseignements Personnels
- Les données personnelles seront conservées uniquement pendant la période nécessaire à la réalisation des services comptables.
- Une fois la période de conservation expirée, les données seront détruites de manière sécurisée.
6. Sécurité des Renseignements Personnels
- Des mesures de sécurité physiques et électroniques seront mises en place pour protéger les renseignements personnels contre tout accès non autorisé.
- L’accès aux données personnelles sera restreint aux employés nécessitant ces informations pour l’exécution de leurs tâches.
7. Communication des Renseignements Personnels
- Les renseignements personnels ne seront pas divulgués à des tiers sans le consentement explicite du client, sauf si la loi l’exige.
8. Formation du Personnel
- Tous les employés seront formés aux politiques de confidentialité et de protection des données.
- Des sessions de formation régulières seront organisées pour sensibiliser le personnel aux meilleures pratiques en matière de sécurité des données.
9. Gestion des Incidents
- En cas de violation de données, une procédure d’alerte rapide sera en place pour atténuer les risques potentiels.
- Une évaluation détaillée sera effectuée pour comprendre les causes de la violation et prendre des mesures correctives.
10. Conformité Légale
- Le cabinet s’engage à respecter toutes les lois et réglementations en vigueur concernant la protection des données personnelles.
11. Révision de la Politique
- Cette politique sera révisée régulièrement pour s’assurer qu’elle reste en phase avec les meilleures pratiques et les changements législatifs.
12. Contact pour les Questions sur la Confidentialité
Pour toute question, préoccupation à l’égard de cette Politique ou au sujet de la protection de vos renseignements personnels, pour exercer vos droits ou déposer une plainte, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à l’adresse p.papillon@papilloncpa.com ou par la poste aux coordonnées suivantes :
Papillon & Associés
À l’attention du Responsable de la protection des renseignements personnels
3038 Boul du Curé-Labelle
Prévost, Québec
J0R 1T0
Veuillez fournir suffisamment de détails dans toute correspondance que vous nous adressez pour nous permettre d’identifier les renseignements auxquels vous souhaitez accéder ou que vous souhaitez faire corriger, le cas échéant. Nous vous recommandons de sécuriser vos courriels. Veuillez noter que nous pouvons vous demander de vérifier votre identité avant de répondre à votre demande.
Il est essentiel que cette politique soit clairement communiquée à tout le personnel du cabinet et que des efforts soient déployés pour sensibiliser les clients à ces pratiques de protection des données. De plus, elle devrait être adaptée en fonction des lois et réglementations locales applicables.